Verwerkersovereenkomst

Dit is de verwerkersovereenkomst versie 1.0 van 3 september 2026. Zij geldt wanneer uw club een voorstel van Pro Season aanvaardt. Dit is een contracttekst, geen brochure.

Inhoud

• Inleiding
• Deel 1: Partijen
• Deel 2: Definities
• Deel 3: Onderwerp en doel van de verwerking
• Deel 4: Categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens
• Deel 5: Verplichtingen van Pro Season (verwerker)
• Deel 6: Verplichtingen van de klant (verwerkingsverantwoordelijke)
• Deel 7: Subverwerkers
• Deel 8: Rechten van betrokkenen
• Deel 9: Bewaartermijnen en verwijdering
• Deel 10: Derden-deling, scouting en de spelerspaspoort-demarcatie
• Deel 11: Internationale doorgifte
• Deel 12: Aansprakelijkheid en vrijwaring
• Deel 13: Audit en inspectie
• Deel 14: Beëindiging en verwijdering van gegevens
• Deel 15: Toepasselijk recht en geschillen
• Deel 16: Totstandkoming en ondertekening
• Bijlage A: Subverwerkers
• Bijlage B: Technische en organisatorische maatregelen

Inleiding

Deze verwerkersovereenkomst regelt de verwerking van persoonsgegevens door Pro Season International B.V. (de verwerker) namens een academie of vereniging (de klant, en tevens de verwerkingsverantwoordelijke) in het kader van het gebruik van het Pro Season-platform. De overeenkomst geeft uitvoering aan de verplichtingen van artikel 28, lid 3, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en vormt een bindende bijlage bij de hoofdovereenkomst (de algemene voorwaarden) tussen partijen.

Deze overeenkomst is geschreven voor het algemene platformgebruik door een academie of vereniging: spelersdossiers, ontwikkelbeoordelingen, presentie, trainingsplanning, facturatie-gerelateerde gegevens die de klant zelf invoert, en clubcommunicatie. Deze overeenkomst dekt niet de verwerking van scoutinggegevens door een professionele club in de scoutingmodule van Pro Season. Voor die verwerking geldt een eigen, apart document, omdat de rolverdeling, de bewaartermijnen en de aard van de gegevens daar wezenlijk anders zijn (zie de aparte verwerkersovereenkomst voor de scoutingmodule).

Deel 1: Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke: de academie of vereniging die in de offerte als klant is vermeld, met de naam, het vestigingsadres, het KvK-nummer of lokale equivalent en de vertegenwoordiger zoals die in die offerte staan (hierna: "de Klant" of "de Verwerkingsverantwoordelijke")

Verwerker: Pro Season International B.V. P.J. Oudweg 41, 1314 CJ Almere, Nederland KvK 42082965 · RSIN 869628616 · btw NL869628616B01 (hierna: "Pro Season" of "de Verwerker")

De Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerker worden samen aangeduid als "de Partijen". De gegevens van de Partijen en de bevoegde ondertekenaar volgen uit de offerte waarvan deze overeenkomst een bijlage is. Er worden hier geen gegevens opnieuw ingevuld, zodat er geen verschil kan ontstaan tussen de offerte en deze bijlage.

Deel 2: Definities

Voor de toepassing van deze overeenkomst gelden de volgende definities. Begrippen die hier niet gedefinieerd zijn, hebben de betekenis die de AVG daaraan geeft.

"AVG" betekent Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

"Platform" betekent de Pro Season software-as-a-service-omgeving, toegankelijk via de webapplicatie en de mobiele applicatie.

"Klantgegevens" betekent alle persoonsgegevens die de Klant, of gebruikers die de Klant heeft geautoriseerd (bestuurders, trainers, teammanagers), in het Platform invoeren, uploaden of laten genereren, met inbegrip van spelersdossiers, ontwikkelbeoordelingen, presentiegegevens, trainingsnotities en beeldmateriaal.

"Speler" betekent een natuurlijke persoon van wie gegevens in het Platform worden verwerkt in het kader van deelname aan de sportactiviteiten van de Klant, ongeacht leeftijd.

"Betrokkene" betekent een natuurlijke persoon op wie Klantgegevens betrekking hebben, met inbegrip van Spelers, ouders of wettelijke vertegenwoordigers van minderjarige Spelers, en trainers of ander clubkader.

"Subverwerker" betekent een derde partij die door Pro Season wordt ingeschakeld om verwerkingsactiviteiten uit te voeren namens de Klant.

"Spelerspaspoort" betekent het ontwikkelprofiel van een Speler binnen het Platform, zoals nader omschreven in Deel 10.

Deel 3: Onderwerp en doel van de verwerking

3.1 Onderwerp

Pro Season verwerkt Klantgegevens namens de Klant als onderdeel van het Platform. Het onderwerp van de verwerking is de opslag, organisatie, structurering en technische ontsluiting van Klantgegevens die door de Klant of haar geautoriseerde gebruikers worden ingevoerd.

3.2 Doel

Het doel van de verwerking is het door de Klant bepaalde doel: het volgen van de ontwikkeling van Spelers, het plannen en organiseren van trainingen en wedstrijden, het registreren van presentie, het faciliteren van communicatie binnen de Klant, en het ondersteunen van de administratieve en operationele processen van de Klant binnen het Platform. Verwerking is beperkt tot dit doel. Pro Season gebruikt Klantgegevens niet voor eigen commerciële doeleinden, verkoopt of licentieert de gegevens niet aan derden, en combineert Klantgegevens niet met gegevens van andere klanten.

3.3 Aard van de verwerking

De verwerkingsactiviteiten die Pro Season uitvoert omvatten: opslag van Klantgegevens op Europese infrastructuur, gestructureerde ontsluiting en weergave van Klantgegevens aan geautoriseerde gebruikers van de Klant, toepassing van geautomatiseerde bewaarregels, technische toegangslogging voor beveiligings- en auditdoeleinden, en het faciliteren van export van Klantgegevens op instructie van de Klant.

3.4 Duur

Deze overeenkomst geldt voor de duur van de hoofdovereenkomst tussen Partijen. De verwerking loopt door totdat de overeenkomst wordt beëindigd en alle gegevens zijn verwijderd overeenkomstig Deel 14.

3.5 Eigen verwerkingen van Pro Season

Naast de verwerking namens de Klant verwerkt Pro Season een beperkt aantal gegevens voor haar eigen doelen, en is zij daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke. Dat gaat om: de administratie en facturatie van het abonnement van de Klant, het beveiligen en beschikbaar houden van het Platform (waaronder logging en misbruikpreventie), het nakomen van wettelijke verplichtingen, en het opstellen van geaggregeerde, niet tot een persoon herleidbare statistieken over het gebruik van het Platform. Deze verwerkingen zijn beschreven in de privacyverklaring van Pro Season. Pro Season gebruikt Klantgegevens niet voor commerciële doeleinden, verkoopt of licentieert ze niet, en gebruikt ze niet om profielen van Spelers op te bouwen buiten de opdracht van de Klant.

Deel 4: Categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens

4.1 Categorieën van betrokkenen

De betrokkenen zijn:

• Spelers, met inbegrip van minderjarige Spelers. De Klant erkent dat een aanzienlijk deel van de betrokkenen minderjarig kan zijn (jonger dan 18 jaar, en in sommige gevallen jonger dan 16 jaar), en verklaart dat zij verhoogde zorgvuldigheid toepast bij de verwerking van gegevens over minderjarigen, in lijn met de richtsnoeren van het Europees Comité voor gegevensbescherming en de toepasselijke nationale toezichthouder;
• ouders of wettelijke vertegenwoordigers van minderjarige Spelers, voor zover hun contactgegevens door de Klant worden ingevoerd;
• trainers, teammanagers en ander clubkader dat het Platform gebruikt als geautoriseerde gebruiker van de Klant.

4.2 Categorieën van persoonsgegevens

De volgende categorieën van persoonsgegevens worden onder deze overeenkomst verwerkt:

Identiteitsgegevens. Naam, geboortedatum (optioneel), foto, positie, contactgegevens.

Clubgeschiedenis. Teams, seizoenen, groepsindeling, overschrijvingen binnen de Klant.

Ontwikkelgegevens. Scores en vrije tekst op competentiecategorieën zoals geconfigureerd door de Klant, leerdoelen, trainerscommentaar.

Presentiegegevens. Aanwezigheid bij training en wedstrijd.

Contactgegevens van ouders of wettelijke vertegenwoordigers. Naam, e-mailadres, telefoonnummer, relatie tot de Speler, voor zover de Klant deze invoert.

Beeldmateriaal. Foto's en video's van Spelers die de Klant invoert voor clubgebruik, zoals nader beschreven in de privacyverklaring van Pro Season.

Facturatie- en betalergegevens (alleen bij gebruik van clubfacturatie). Naam, e-mailadres en factuuradres van de betaler (doorgaans een ouder of wettelijke vertegenwoordiger), de relatie tot de Speler, factuurregels en bedragen, betaalstatus en betaaldatum, en het klant- of transactiekenmerk bij de betaaldienstverlener. Pro Season ontvangt en bewaart geen volledige kaart- of rekeninggegevens; die worden uitsluitend door de betaaldienstverlener verwerkt. De betaaldienstverlener treedt voor haar eigen wettelijke doelen (waaronder fraudebestrijding en identificatie van de Klant als handelaar) op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, niet als subverwerker van Pro Season.

Technische metagegevens. Tijdstempels van aanmaak en wijziging; gebruikersidentificatie van wie een record heeft aangemaakt of gewijzigd; toegangslogs die vastleggen welke gebruiker welk record heeft bekeken en wanneer.

4.3 Bijzondere categorieën

Deze overeenkomst machtigt niet tot de verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG (gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijkt, en genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot het seksleven of de seksuele gerichtheid van een natuurlijke persoon). Bevat het door de Klant geconfigureerde beoordelingsmodel categorieën die kunnen leiden tot vastlegging van gezondheidsgerelateerde informatie (bijvoorbeeld met betrekking tot een blessure of medische beperking), dan is de Klant verantwoordelijk om die categorieën te verwijderen of aan te passen voordat het Platform daarvoor wordt gebruikt.

Deel 5: Verplichtingen van Pro Season (verwerker)

5.1 Verwerking uitsluitend op instructie

Pro Season verwerkt Klantgegevens uitsluitend op basis van de gedocumenteerde instructies van de Klant, ook waar het gaat om doorgifte van persoonsgegevens aan een derde land of een internationale organisatie. Deze overeenkomst, de offerte en de toepasselijke productdocumentatie vormen de gedocumenteerde instructies van de Klant. Het gebruik van de functies van het Platform door geautoriseerde gebruikers van de Klant geldt ook als instructie van de Klant.

Pro Season verwerkt Klantgegevens buiten die instructies alleen wanneer een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling haar daartoe verplicht. In dat geval stelt Pro Season de Klant voorafgaand aan de verwerking op de hoogte van dat wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving verbiedt om gewichtige redenen van algemeen belang.

Pro Season informeert de Klant onmiddellijk indien, naar haar oordeel, een instructie in strijd zou zijn met de AVG of andere toepasselijke Unie- of lidstaatwetgeving inzake gegevensbescherming. Pro Season mag de uitvoering van die instructie opschorten totdat de Klant de instructie bevestigt of aanpast.

5.2 Geheimhouding

Pro Season zorgt ervoor dat alle personen die gemachtigd zijn om Klantgegevens te verwerken, gebonden zijn aan een contractuele of wettelijke geheimhoudingsplicht.

5.3 Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

Pro Season implementeert en onderhoudt passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Deze maatregelen omvatten ten minste:

Versleuteling van gegevens tijdens verzending (TLS 1.2 of hoger) en in opslag (AES-256 of gelijkwaardig); toegangsbeheer op basis van het principe van minimale toegang, geïmplementeerd via rolgebaseerde rechten die op databaseniveau worden afgedwongen met Row Level Security-beleid; multifactorauthenticatie voor beheerderstoegang tot de platforminfrastructuur; periodieke beveiligingstesten en kwetsbaarhedenbeheer; en fysieke beveiligingsmaatregelen op datacenterniveau zoals geleverd door de toepasselijke subverwerker.

Pro Season evalueert deze maatregelen periodiek en werkt ze bij naarmate de dreigingsomgeving, toepasselijke normen en de aard van de verwerkte gegevens veranderen.

5.4 Subverwerkers

De Klant geeft Pro Season een algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen voor infrastructuur- en operationele diensten, in de zin van artikel 28, lid 2, AVG. De actuele lijst van subverwerkers die relevant zijn voor deze overeenkomst staat in Bijlage A.

Voordat Pro Season een nieuwe subverwerker inschakelt of een bestaande vervangt, informeert Pro Season de Klant schriftelijk. De Klant heeft het recht om binnen veertien (14) dagen na ontvangst van de kennisgeving op redelijke, aan gegevensbescherming gerelateerde gronden bezwaar te maken tegen een nieuwe subverwerker. Maakt de Klant bezwaar en kunnen Partijen het bezwaar niet oplossen, dan kan elke Partij deze overeenkomst beëindigen overeenkomstig Deel 14.

Pro Season legt elke subverwerker bij overeenkomst dezelfde gegevensbeschermingsverplichtingen op als in deze overeenkomst zijn opgenomen, in het bijzonder de plicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen. Komt een subverwerker zijn gegevensbeschermingsverplichtingen niet na, dan blijft Pro Season jegens de Klant volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen van die subverwerker, overeenkomstig artikel 28, lid 4, AVG.

5.5 Bijstand bij rechten van betrokkenen

Pro Season biedt de Klant redelijke technische bijstand om de Klant in staat te stellen te reageren op verzoeken van betrokkenen die hun rechten uitoefenen onder de artikelen 15 tot en met 22 AVG (inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar). Pro Season reageert niet rechtstreeks aan betrokkenen namens de Klant, tenzij de Klant Pro Season daartoe expliciet heeft geïnstrueerd.

5.6 Bijstand bij beveiligings- en compliance-verplichtingen

Pro Season assisteert de Klant bij het voldoen aan de verplichtingen in de artikelen 32 tot en met 36 AVG, met inbegrip van: melding van datalekken aan toezichthoudende autoriteiten; communicatie van datalekken aan betrokkenen; en het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen.

5.7 Melding van datalekken

Bij een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die Klantgegevens raakt, meldt Pro Season dit aan de Klant zonder onredelijke vertraging en in elk geval uiterlijk binnen tweeënzeventig (72) uur nadat Pro Season zich bewust is geworden van de inbreuk. De melding omvat, voor zover op dat moment beschikbaar: een beschrijving van de aard van de inbreuk; de categorieën en het geschatte aantal betrokken betrokkenen en records; de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk; en de genomen of voorgestelde maatregelen om de inbreuk aan te pakken. Pro Season documenteert alle inbreuken en stelt die documentatie op verzoek aan de Klant beschikbaar.

5.8 Registers van verwerkingsactiviteiten

Pro Season houdt een register van verwerkingsactiviteiten onder deze overeenkomst bij, overeenkomstig artikel 30, lid 2, AVG.

5.9 Audit en inspectie

Pro Season stelt de Klant alle informatie ter beschikking die redelijkerwijs nodig is om aan te tonen dat aan deze overeenkomst wordt voldaan, en draagt bij aan audits of inspecties die door de Klant of haar aangewezen vertegenwoordiger worden uitgevoerd. De Klant geeft redelijke voorafgaande kennisgeving van een audit en houdt informatie die tijdens de audit is verkregen en die bedrijfsgeheimen of beveiligingsarchitectuurdetails van Pro Season betreft, vertrouwelijk.

Deel 6: Verplichtingen van de Klant (verwerkingsverantwoordelijke)

6.1 Rechtmatige grondslag

De Klant is verantwoordelijk voor het vaststellen en handhaven van een geldige rechtmatige grondslag voor de verwerking van Klantgegevens onder artikel 6 AVG, met inbegrip van, waar van toepassing, gegevens over minderjarige Spelers.

6.2 Transparantieverplichtingen

De Klant is verantwoordelijk voor het informeren van betrokkenen, met inbegrip van de ouders of wettelijke vertegenwoordigers van minderjarige Spelers waar vereist, over de verwerking van hun persoonsgegevens. Dit omvat het beschikbaar stellen van een privacyverklaring die de eigen verwerking van de Klant dekt, in lijn met de artikelen 13 en 14 AVG. Pro Season biedt een privacyverklaring voor haar eigen verwerking en kan op verzoek ondersteuning bieden bij het opstellen van de eigen privacycommunicatie van de Klant, maar is niet verantwoordelijk voor de inhoud daarvan.

6.3 Instructies aan gebruikers

De Klant is verantwoordelijk voor het ervoor zorgen dat haar trainers, teammanagers en ander clubkader het Platform gebruiken in overeenstemming met deze contractuele bepalingen en met toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. De Klant zorgt ervoor dat haar gebruikers geïnformeerd zijn over het verbod op het invoeren van bijzondere categorieën van gegevens (zie 4.3), en over de verplichting het Platform uitsluitend te gebruiken voor de doeleinden beschreven in Deel 3.

6.4 Beoordelingsmodel

De Klant is verantwoordelijk voor de inhoud van elk beoordelingsmodel dat zij binnen het Platform configureert. De Klant bevestigt dat het beoordelingsmodel geen vragen of categorieën omvat die leiden tot vastlegging van bijzondere categorieën van gegevens.

6.5 Minderjarigen

De Klant erkent dat zij gegevens over minderjarigen zal verwerken en verklaart dat zij de risico's van die verwerking heeft beoordeeld, de aanvullende waarborgen heeft toegepast die de AVG en toepasselijk nationaal recht vereisen, en die beoordeling heeft gedocumenteerd.

6.6 Rechtmatige grondslag voor internationale gegevensstromen

Indien de Klant buiten de Europese Economische Ruimte opereert, of Klantgegevens of afgeleide gegevens buiten de EER overdraagt, is de Klant verantwoordelijk voor het waarborgen dat een passend doorgiftemechanisme aanwezig is overeenkomstig hoofdstuk V AVG. De Klant informeert Pro Season over dergelijke doorgiftescenario's voordat deze zich voordoen.

6.7 Derden-deling door de Klant

Deelt de Klant zelf Klantgegevens met een derde buiten het Platform (bijvoorbeeld met een scout, een andere organisatie, of een ouder die om een export vraagt), dan is de Klant zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van die deling. Pro Season is hierbij geen partij, behoudens de technische uitvoering van een door de Klant geïnstrueerde export, zoals beschreven in Deel 10.

Deel 7: Subverwerkers

De volgende subverwerkers worden door Pro Season ingeschakeld bij de uitvoering van deze overeenkomst op de datum van deze versie. Deze lijst vormt Bijlage A bij deze overeenkomst.

Supabase, Inc. Rol: databasetechniek, authenticatie en bestandsopslagdiensten Locatie van gegevensverwerking: Europese Unie (EU-West-regio) Doorgiftemechanisme: verwerking binnen de EER; Supabase is een in de VS gevestigd bedrijf dat EU-infrastructuur exploiteert onder EU Standard Contractual Clauses Referentie: Supabase Data Processing Agreement, https://supabase.com/legal/dpa

Stripe Technology Europe, Limited Rol: verwerking van betalingen, waaronder clubfacturatie aan Spelers of hun ouders indien de Klant die functionaliteit gebruikt Locatie: Ierland / Europese Unie, met doorgifte naar de Verenigde Staten Doorgiftemechanisme: EU Standard Contractual Clauses en/of EU-US Data Privacy Framework, voor zover van toepassing Opmerking: voor haar eigen wettelijke doelen is Stripe zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke (zie sectie 4.2)

Microsoft Corporation (Microsoft 365 / Graph) Rol: transactionele e-mail en notificaties Locatie: EU-datacenters waar mogelijk Doorgiftemechanisme: Microsoft-productvoorwaarden en EU Standard Contractual Clauses

Vercel Inc. Rol: hosting van de webapplicaties Locatie: Verenigde Staten / edge-netwerk Doorgiftemechanisme: EU Standard Contractual Clauses

Firma (e-sign dienstverlener) Rol: elektronische ondertekening van offertes en contracten Locatie: volgens de verwerkersvoorwaarden van Firma Doorgiftemechanisme: DPA / Standard Contractual Clauses van Firma

Pro Season werkt deze bijlage bij zodra subverwerkers worden toegevoegd of gewijzigd, overeenkomstig sectie 5.4 van deze overeenkomst.

Deel 8: Rechten van betrokkenen

8.1 Behandeling van verzoeken

Oefent een betrokkene zijn of haar rechten onder de AVG rechtstreeks richting Pro Season uit, dan informeert Pro Season de Klant binnen vijf (5) werkdagen en biedt redelijke technische bijstand om de Klant in staat te stellen te reageren. De Klant is verantwoordelijk voor de beslissing hoe te reageren en voor de rechtstreekse communicatie met de betrokkene.

8.2 Verwijdering

Ontvangt de Klant een geldig verzoek om verwijdering onder artikel 17 AVG met betrekking tot Klantgegevens, dan kan de Klant Pro Season instrueren om de betreffende gegevens permanent te verwijderen. Pro Season voert deze verwijdering uit binnen zeven (7) werkdagen na ontvangst van de instructie.

8.3 Inzageverzoeken

Ontvangt de Klant een inzageverzoek van een betrokkene, dan levert Pro Season de Klant een gestructureerde export van de relevante Klantgegevens, voor zover technisch haalbaar.

Deel 9: Bewaartermijnen en verwijdering

9.1 Standaardbewaring

Klantgegevens (platformdata) worden bewaard zolang de hoofdovereenkomst tussen Partijen voortduurt, plus twaalf (12) maanden daarna, tenzij: (a) de Klant eerder om verwijdering van specifieke gegevens verzoekt; (b) de Klant een kortere bewaartermijn instrueert; of (c) een kortere termijn volgt uit de privacyverklaring van Pro Season.

Clubfacturatiegegevens (facturen en betalergegevens van ouders of spelers) worden technisch maximaal zeven (7) jaar bewaard, of korter op instructie van de Klant.

9.2 Gegevens over minderjarigen

Voor Klantgegevens die betrekking hebben op Spelers die minderjarig waren op het moment van vastlegging, geldt dezelfde bewaarsystematiek als voor volwassen Spelers. Bij intrekken van toestemming voor beeld van minderjarigen verwijdert of blokkeert Pro Season dat beeld binnen veertien (14) dagen na instructie of geautomatiseerde vaststelling van de intrekking. De Klant moet extra terughoudend zijn bij het bewaren van gevoelige vrije-tekstopmerkingen over minderjarigen langer dan nodig.

9.3 Export en afgeleide kopieën

De Klant is verantwoordelijk voor het beheer van de bewaring van Klantgegevens of afgeleide gegevens die zij exporteert uit het Platform. Gegevens die uit het Platform zijn geëxporteerd, vallen buiten de reikwijdte van de geautomatiseerde bewaarmechanismen van Pro Season en vallen onder de eigen bewaarverplichtingen van de Klant. Pro Season biedt de Klant de mogelijkheid tot export vóór het einde van de bewaartermijn.

9.4 Technische uitvoering

Pro Season implementeert verwijdering via een proces dat gegevens verwijdert die de toepasselijke bewaartermijn hebben overschreden, of op instructie van de Klant. Verwijderde gegevens kunnen niet uit de productiedatabase worden hersteld. Residu in rolling backups verdwijnt binnen maximaal negentig (90) dagen met de backupcyclus. Verwijderingslogs worden bewaard tot twaalf (12) maanden na verwijdering voor compliance- en auditdoeleinden.

Deel 10: Derden-deling, scouting en de spelerspaspoort-demarcatie

Dit onderdeel legt vast hoe deze overeenkomst zich verhoudt tot het productprincipe dat de Speler eigenaar is van het eigen spelerspaspoort (zie de privacyverklaring van Pro Season, hoofdstuk 5), en tot mogelijke toekomstige deling met scouts of derden.

10.1 Geen deling zonder instructie of aparte grondslag

Pro Season deelt Klantgegevens niet met een derde buiten het Platform, behalve:

• op expliciete, schriftelijke instructie van de Klant;
• wanneer de Speler, of de ouder of wettelijke vertegenwoordiger van een minderjarige Speler, expliciete toestemming of goedkeuring heeft gegeven voor deling buiten de Klant, via een mechanisme dat op het moment van deling daadwerkelijk bestaat en actief is;
• wanneer Pro Season daartoe wettelijk verplicht is.

10.2 Scouting is geen onderdeel van deze overeenkomst

Deze overeenkomst machtigt Pro Season niet om Klantgegevens te delen met een scout of een professionele club in het kader van talentherkenning. Wil de Klant meewerken aan een toekomstig scoutingtraject waarbij Klantgegevens met een derde partij worden gedeeld, dan vereist dat een aparte, expliciete instructie van de Klant en, waar van toepassing, een aparte grondslag en documentatie bij de Klant. Pro Season werkt op het moment van deze overeenkomst aan een apart mechanisme voor dit scenario; zolang dat mechanisme niet bestaat, vindt geen deling met scouts plaats via het Platform.

Deze bepaling staat los van de bestaande, aparte juridische structuur voor Pro Season's scoutingmodule waarin een professionele club zelf verwerkingsverantwoordelijke is voor eigen scoutingwaarnemingen over spelers die geen gebruiker van de Klant zijn. Die structuur wordt gedekt door een eigen document (zie de toepassingsgebied-vermelding boven aan dit document) en is niet hetzelfde als het delen van Klantgegevens uit de omgeving van de Klant.

10.3 Beëindiging van de relatie tussen een Speler en de Klant

Wanneer de relatie tussen een Speler en de Klant eindigt (bijvoorbeeld bij vertrek of overschrijving), kan de Klant Pro Season instrueren om Klantgegevens over die Speler te exporteren voor overdracht, en vervolgens te verwijderen of te archiveren, met inachtneming van de bewaartermijnen in Deel 9 en eventuele wettelijke bewaarplichten van de Klant.

Deel 11: Internationale doorgifte

Verwerkt een subverwerker gegevens buiten de EER, dan zorgt Pro Season voor een passend doorgiftemechanisme, zoals de EU-standaardcontractbepalingen, in lijn met hoofdstuk V AVG. De actuele stand van doorgiftemechanismen per subverwerker staat in Bijlage A.

Deel 12: Aansprakelijkheid en vrijwaring

12.1 Verdeling van aansprakelijkheid

Elke Partij is aansprakelijk voor schade die is veroorzaakt door verwerking die in strijd is met de AVG, voor zover toe te rekenen aan een schending door die Partij van haar verplichtingen onder deze overeenkomst of toepasselijk recht.

12.2 Beperking voor de Verwerker

De aansprakelijkheid van Pro Season onder deze overeenkomst is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het totale bedrag dat de Klant aan Pro Season heeft betaald voor het Platform in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de vordering. Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Pro Season, noch voor zover dwingend recht (waaronder de AVG) een beperking niet toestaat. Schending van geheimhoudingsverplichtingen door opzet of bewuste roekeloosheid valt onder deze uitzondering.

12.3 Vrijwaring door de Klant

De Klant vrijwaart Pro Season tegen vorderingen van betrokkenen of toezichthoudende autoriteiten die voortvloeien uit: (a) het ontbreken van een geldige rechtmatige grondslag bij de Klant, (b) het invoeren van bijzondere categorieën van gegevens door gebruikers van de Klant in strijd met sectie 4.3, (c) instructies van de Klant die ertoe leiden dat Pro Season in strijd handelt met toepasselijk recht, en (d) door de Klant zelf uitgevoerde deling van Klantgegevens met derden buiten het Platform zonder geldige grondslag.

Deel 13: Audit en inspectie

Zie sectie 5.9. Aanvullend: de Klant kan Pro Season maximaal één (1) keer per jaar verzoeken om een audit, tenzij er een concrete aanleiding is voor een tussentijdse audit (bijvoorbeeld na een gemeld datalek).

Deel 14: Beëindiging en verwijdering van gegevens

14.1 Beëindigingsgronden

Deze overeenkomst eindigt wanneer de hoofdovereenkomst tussen Partijen eindigt, of wanneer Partijen schriftelijk overeenkomen deze te beëindigen.

14.2 Verplichtingen bij beëindiging

Na de ingangsdatum van de beëindiging geldt een afkoelperiode van dertig (30) dagen waarin de Klant nog een export kan aanvragen of ophalen (sectie 14.4). Gedurende die afkoelperiode worden de Klantgegevens niet verwijderd.

De Klant kiest, uiterlijk aan het einde van de afkoelperiode, tussen verwijdering of teruggave van de Klantgegevens (artikel 28 lid 3 onder g AVG). Maakt de Klant geen keuze, dan geldt verwijdering.

Binnen dertig (30) dagen na afloop van de afkoelperiode verwijdert Pro Season alle Klantgegevens permanent uit de productieomgeving van het Platform, met inbegrip van toegangslogs die betrekking hebben op specifieke betrokkenen, behalve voor zover een wettelijke bewaarplicht van toepassing is. Kopieën in beveiligde back-ups worden verwijderd bij de reguliere rotatie van die back-ups, uiterlijk negentig (90) dagen na verwijdering uit de productieomgeving; die back-ups zijn in de tussentijd niet toegankelijk voor regulier gebruik. Technische logs die geen persoonsgegevens bevatten (systeemprestatielogs, geaggregeerde statistieken) mogen door Pro Season worden bewaard voor haar eigen operationele doeleinden.

14.3 Bevestiging van verwijdering

Op verzoek van de Klant verstrekt Pro Season een schriftelijke bevestiging dat alle Klantgegevens zijn verwijderd overeenkomstig deze bepaling.

14.4 Export vóór beëindiging en tijdens de afkoelperiode

De Klant kan vóór beëindiging en gedurende de afkoelperiode van sectie 14.2 een export van haar Klantgegevens aanvragen. Pro Season levert deze export in een gestructureerd, machineleesbaar formaat binnen tien (10) werkdagen na het verzoek. Loopt de levering van een tijdig aangevraagde export door tot na de afkoelperiode, dan wordt de verwijdering navenant uitgesteld voor de gegevens waarop die export betrekking heeft.

Deel 15: Toepasselijk recht en geschillen

15.1 Toepasselijk recht

Deze overeenkomst wordt beheerst door Nederlands recht, onverminderd de rechten van betrokkenen onder de AVG zoals geïmplementeerd door het recht van de lidstaat waarin de Klant is gevestigd.

15.2 Toezichthoudende autoriteit

Partijen erkennen dat de leidende toezichthoudende autoriteit voor Pro Season de Autoriteit Persoonsgegevens is. Niets in deze overeenkomst raakt het recht van betrokkenen om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit.

15.3 Geschillenbeslechting

Partijen zullen zich inspannen om een geschil dat voortvloeit uit deze overeenkomst in goed overleg op te lossen. Kan een geschil niet binnen dertig (30) dagen worden opgelost, dan wordt het voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

Deel 16: Totstandkoming en ondertekening

16.1 Eén ondertekenmoment

Deze overeenkomst is een bijlage bij de offerte van Pro Season. Door de offerte te ondertekenen of elektronisch te aanvaarden, gaat de Klant ook deze verwerkersovereenkomst aan. Er is geen aparte ondertekening van dit document nodig. De offerte of de beveiligde voorstelpagina vermeldt met welke versie van deze overeenkomst de Klant akkoord gaat.

16.2 Elektronische vorm

Partijen komen deze overeenkomst langs elektronische weg aan. Dat is de schriftelijke vorm die artikel 28, lid 3, AVG vereist: artikel 28, lid 9, AVG merkt de elektronische vorm uitdrukkelijk aan als schriftelijk.

Twee gelijkwaardige methoden:

(a) elektronische ondertekening van de offerte via het ondertekenkanaal (Firma of gelijkwaardig), met de bijbehorende ondertekeningsbewijzen;

(b) uitdrukkelijke aanvaarding op de beveiligde voorstelpagina, door twee aparte, niet vooraf aangevinkte vinkjes (algemene voorwaarden en deze verwerkersovereenkomst), met het bewijsrecord van die aanvaarding.

Geen van beide methoden is een gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van Verordening (EU) 910/2014. Beide zijn een elektronische overeenkomst. Op één offerte wordt slechts één methode afgerond.

16.3 Vastlegging en afschrift

Pro Season bewaart per klant welke versie van deze overeenkomst bij de aanvaarde offerte hoort, met de datum van aanvaarding. De Klant ontvangt deze overeenkomst als bijlage bij de offerte, of na digitale aanvaarding als afschrift (PDF of ander opslaanbaar bestand) plus de website-URL van de aanvaarde versie. De Klant kan op verzoek een afschrift krijgen waarin de partijgegevens en de datum van aanvaarding zijn ingevuld, voor het eigen dossier of voor een toezichthouder. Wil de Klant om eigen redenen toch een los ondertekend exemplaar, dan werkt Pro Season daaraan mee zonder dat dit de al bestaande overeenkomst wijzigt.

Bijlage A: Subverwerkers

Zie Deel 7 van deze overeenkomst voor de actuele lijst van subverwerkers.

Bijlage B: Technische en organisatorische maatregelen (samenvatting)

Deze bijlage vat de technische en organisatorische maatregelen samen zoals bedoeld in sectie 5.3. Een gedetailleerdere beschrijving is op verzoek beschikbaar.

Toegangsbeheer: rolgebaseerde toegang, afgedwongen op databaseniveau met Row Level Security. Elke gebruiker ziet uitsluitend de gegevens waarvoor hij of zij geautoriseerd is. Beheerders van de Klant hebben geen toegang tot gegevens van andere klanten.

Versleuteling: gegevens tijdens verzending versleuteld met TLS 1.2 of hoger. Gegevens in opslag versleuteld met AES-256 of gelijkwaardig.

Authenticatie: multifactorauthenticatie beschikbaar en verplicht voor beheerdersaccounts. Wachtwoordbeleid dwingt minimale complexiteit af.

Auditlogging: alle toegang tot Klantgegevens wordt gelogd met gebruikersidentificatie, tijdstip en geraadpleegd record. Security- en auditlogs worden bewaard voor minimaal twaalf (12) en maximaal vierentwintig (24) maanden en zijn beschikbaar voor inspectie.

Handhaving van bewaartermijnen: geautomatiseerde verwijdering draait volgens een vast schema. Verwijdering is permanent en onomkeerbaar. Residu in rolling back-ups verdwijnt binnen maximaal negentig (90) dagen.

Incidentrespons: Pro Season onderhoudt een gedocumenteerde incidentresponsprocedure. Inbreuken worden binnen vier uur na detectie geëscaleerd naar de verantwoordelijke persoon. Melding aan de Klant volgt zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen tweeënzeventig (72) uur.

Fysieke beveiliging: geleverd door de infrastructuur van Supabase. Datacenters beschikken over ISO 27001-certificering of gelijkwaardig.

Penetratietesten: Pro Season laat periodiek beveiligingstesten uitvoeren of laat zich steunen op de certificeringen en tests van haar infrastructuurpartners. Een samenvatting is op verzoek beschikbaar.

Einde van de verwerkersovereenkomst (versie 1.0, 3 september 2026).

Download als PDF